Cómo priorizar actividades en el trabajo

Priorizar actividades no siempre es fácil, especialmente cuando sabes que todas las tareas son importantes. Para determinar la prioridad de cada tarea haz una lista con todos los pendientes, anota fechas de entrega, nivel de esfuerzo, consecuencias de hacer y no hacer, y cómo ayudarán a llegar a tus objetivos. 
 

1.            Evalúa las consecuencias.
Llegado el caso de que no puedas elegir qué tarea realizar primero, la solución es considerar y evaluar las consecuencias de las acciones que queden sin realizar: ¿Es la tarea crítica para la finalización del proyecto, y qué pasará si no se realiza? La tarea con menos impacto en los resultados finales de sus proyectos tendrá menor prioridad, mientras que una tarea que afecta la finalización del proyecto en caso de no completarse en su totalidad recibirá mayor prioridad. Asimismo, si la tarea toma mucho tiempo y requiere muchos recursos (dinero, materiales, participación humana) será de alta prioridad.
 
2.            Determina el esfuerzo para cada actividad.
Antes de comenzar a trabajar, analiza, por un lado, el tiempo que necesitas para finalizar cada tarea y, también, la carga laboral que implica. Prioriza aquellas tareas que requieran poco tiempo y esfuerzo mínimo, y hazlas rápidamente. Esta eliminación de tareas te dará un respiro y una sensación de logro que te impulsarán a lo largo del día y podrás enfocar toda tu atención a la tarea más compleja sin la carga de saber que tienes otra tarea pendiente al momento de finalizar la que estás llevando a cabo y, a la vez, contribuir a que te sientas más confiado y concentrado para tu siguiente obligación.
 

3.            Considera la regla 80/20.
También llamada principio de Pareto. Este principio señala que con el 20 por ciento del esfuerzo (Input), se puede alcanzar el 80 por ciento del resultado (Output). Por lo tanto, debes determinar qué 20% de las actividades producirá el 80% de resultados. Si deseas determinar qué parte de tu carga de trabajo constituye el 20 por ciento en cuestión, las siguientes preguntas pueden ayudarte: ¿Cuál es el objetivo principal de mi empresa? ¿Qué tareas nos llevan a mí y a mi empresa más rápidamente a este objetivo? ¿Cuántas personas dependen del cumplimiento de una tarea en particular?
 
4.            Determina el tiempo de cada tarea.
Calcular el tiempo requerido para cada una de las actividades es una de las mejores estrategias para priorizar tareas. También es importante poner plazos para cada una de las actividades, hora de inicio y hora de entrega, y trata de vincularlas entre ellas como uno de los métodos para priorizar tareas que mejor funciona.
¿Se puede realizar la tarea de inmediato o necesita requisitos previos? Las tareas denominadas unitarias tienen pocas dependencias y, por lo tanto, deben ser prioridad. Por el contrario, si una tarea requiere que se realicen varias acciones antes de que llegue a término, no se le dará prioridad.

5.            Identifica los objetivos.
Recuerda que establecer prioridades es fundamental para lograr objetivos a largo plazo. Es un error común pensar que estar ocupado equivale a avanzar. Sin embargo, llenar el día con tareas que no tienen impacto en un objetivo final es una pérdida de tiempo.
Para establecer objetivos claros necesitas asignar una descripción precisa a cada tarea. También debes asignar a las tareas un grado de complejidad y una lista de requisitos previos y dependencias. Cada tarea debe ser clara para saber en qué consiste exactamente y qué aportará al proyecto.
 
Si una tarea forma parte del 20% para tener los resultados esperados, te exige poco tiempo y esfuerzo, y sus consecuencias serán graves si no se realizan tiene alta prioridad. De esta manera podrás hacer tu lista de actividades sin perder tiempo.
 
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