Cómo identificar necesidades de capacitación

Identificar cuáles son las necesidades de capacitación es importante para dar una continua formación a los trabajadores, ya sea mediante, talleres, cursos, diplomados o conferencias, facilita que estos logren un mejor desempeño laboral en sus actividades. De manera que la organización alcance mayor productividad, eficiencia y calidad.
 

1.            Establecer objetivos claros.
Es importante tener este primer punto en cuenta a la hora de realizar el análisis de necesidades de capacitación, ya que todo irá en relación con el objetivo y los resultados deseados. Hay que precisar qué resultados se desean obtener al aplicar un programa de este tipo. Estos programas, generalmente, están alineados a un objetivo específico de la organización que puede afectar a un determinado empleado, área, departamento o incluso a la totalidad de la organización.
Para definir tu objetivo empieza por hacer la pregunta: "¿Cómo sabremos que la formación ha funcionado?". A partir de este objetivo final, puede trabajar hacia atrás hasta la solución de entrenamiento correcta.
 
2.            Evaluar las competencias de los empleados.
Con las evaluaciones individuales puedes conocer a tus empleados de forma profunda, por ejemplo, a través de entrevistas, encuestas y/o test, donde ellos mismos te ayudan a recopilar información sobre su rendimiento. Además, se suelen usar encuestas de evaluación del desempeño para evaluar comportamientos observables. No olvides que, además, una de las principales fuentes de información para la detección de necesidades de capacitación son tus mismos empleados. Hay muchas pruebas disponibles para medir habilidades, capacidades y características de personalidad específicas. Sin embargo, la elección de la prueba correcta debe realizarse en coordinación con un profesional de pruebas con habilidad en esta área.
 

3.            Comparar competencias profesionales con los resultados deseados.
Conocer bien a los empleados es vital para poder asignarles tareas y responsabilidades de la forma más eficiente que ayuden a conseguir los resultados deseados. Recabar información sobre ellos y sus competencias se puede hacer mediante entrevistas, sesiones en grupo, encuestas, etcétera. Independientemente del método utilizado para la recolección de información, los resultados de la recopilación de datos deberían dar lugar a la compresión de cómo de importante es cada competencia para alcanzar los objetivos marcados.
La organización debe saber qué competencias clave se encuentran cubiertas por sus empleados, y cuáles se pueden mejorar fácilmente a través de programas de capacitación.
 
4.            Determinar las brechas de desempeño.
Cada organización debe estimar diferentes niveles de rendimiento asociados a cada competencia, de forma que se aplique una estandarización. Esta varía según la organización, ya que cada una es diferente. Es importante establecer esta estandarización para que la organización pueda saber cuántos de sus empleados rinden por encima de la media y cuántos no, pudiendo así planificar programas de aprendizaje y entrenamiento para aquellos que no llegan al nivel.
Establecer ese estándar te permitirá comprender cuántos miembros del personal están por encima o por debajo de ese estándar. Tradicionalmente, se considera que los que se encuentran por debajo de ellos necesitan capacitación.

5.            Herramientas para determinar necesidades de capacitación.
a)   Encuestas y cuestionarios: Se establecen una serie de preguntas dónde los gerentes y sus colaboradores deben elegir las más importantes y urgentes para su departamento. Preguntas como ¿qué temas de capacitación te ayudarían a alcanzar tus objetivos? o ¿qué capacitaciones consideras más importantes y urgentes para tu departamento?
b)   Entrevistas: La idea es conversar con varios colaboradores de un mismo departamento para identificar sus necesidades, objetivos, oportunidades de mejora, problemas que están teniendo, con la finalidad de identificar que temas de capacitación les puede ayudar a mejorar su desempeño.
c)    Observación y análisis: Consiste en observar atentamente y sin sesgo, los diferentes problemas que existen en la organización, las actitudes y comportamientos, la forma y condiciones en que se trabaja, los procesos internos y las habilidades necesarias para desempeñarse eficientemente, manejo de maquinarias y seguridad industrial, etc.
d)   Estudios de clima y evaluaciones de desempeño: estas dos herramientas son ideales para definir necesidades de capacitación individuales y colectivas por cada departamento de la empresa. Los resultados de estas evaluaciones pueden considerarse como los puntos de partida para los procesos de entrenamiento del personal.
 
Un buen programa de capacitación basado en las necesidades reales de tus empleados hará una gran diferencia. 
 
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