Dar capacitación periódicamente a los
empleados es una tarea de suma importancia si se desea tener mejores resultados
y mejorar la productividad para mantener o alcanzar el éxito. Un buen plan o programa
de capacitación no surge como por arte de magia, debe ser hecho a conciencia y personalizado
a la empresa de tal manera que todos sus miembros se vean beneficiados.
La detección de necesidades se puede hacer mediante diversos métodos:
- Encuestas: Recabar información con la aplicación de un cuestionario
simple.
- Entrevistas: Mantener un diálogo con cada jefe de departamento para
determinar sus áreas de oportunidad.
- Observación: Observar la conducta de trabajo y resultados de cada área y
compararla con las competencias que requieren su puesto y los objetivos
propuestos por la empresa.
- Descripción y perfil de puesto: Analizar funciones y competencias inherentes a la persona
que lo desempeña. En resumen, es un comparativo entre lo que se requiere contra
lo que los empleados están haciendo.
- Evaluaciones de desempeño: Se compara el desempeño de la persona contra los estándares establecidos para el puesto.
Los objetivos del programa de capacitación deben ser SMART (por sus siglas en inglés):
- Específicos (specific). Los
conocimientos, habilidades o actitudes de los empleados deben ser definidos con
exactitud, específicos y comprensibles por todas las partes.
- Medibles (measurable). La única forma
de evaluar la efectividad de un programa de capacitación es midiéndolo.
Asegúrate de que, desde el principio, tienes una forma de medir los resultados
de la capacitación y la consecución de los objetivos pedagógicos.
- Alcanzables (achievable). Los empleados
deben poder alcanzar, de una forma realista, los objetivos definidos en el
programa de capacitación de personal. No crees expectativas demasiado altas
porque solo producirán frustración. Sé realista.
- Relevantes (relevant). Los objetivos
pedagógicos deben ser importantes para la compañía, pero también para el puesto
de trabajo que desarrolla el empleado.
- Plazo de tiempo (time-bound). Debes establecer un período de tiempo limitado en el que los empleados deben ser capaces de adquirir los objetivos pedagógicos establecidos.
- Define el contenido temático: debe existir coherencia entre los
objetivos de la capacitación y los temas que serán abordados en la
capacitación.
- Prevé los medios y recursos
didácticos: debes contar
con los materiales y el soporte tecnológico idóneo para desarrollar la
capacitación de la mejor manera posible. Define la infraestructura necesaria
(salas de conferencia o de reuniones, sala de proyecciones o de simulación,
talleres de práctica, etc.)
- Determina la duración y el cronograma: procurar que las sesiones no sean
muy extensas. Preferiblemente desarrollar las sesiones en hora de trabajo de
modo que los trabajadores se sientan pagados por capacitarse y no sientan
rechazo alguno por la capacitación.
- Selecciona a los participantes: establece los conocimientos
previos, la experiencia u otros requisitos que deben cumplir.
- Selecciona a los capacitadores: tanto si la propia organización se hace cargo de la capacitación como cuando se contrata una empresa para ello, es importante saber quiénes son los capacitadores y cuáles son sus competencias para esta labor.
- Cursos: ayudan a desarrollar y adquirir
conocimientos, habilidades y actitudes. Es una exposición a un grupo
generalmente reducido en el que se dan intercambio de ideas, preguntas,
discusiones. Normalmente, el curso formal dura varias sesiones o clases.
- Conferencias: son exposiciones breves (no mayor a
2 horas) de alto impacto, claras y con claves precisas para aplicar en
determinado contexto o para sembrar una semilla de inspiración y llamado a la
acción. Normalmente son de interés general y pueden involucrar a todo el
personal.
- Talleres: son sesiones de capacitación
basados principalmente en actividades prácticas específicas relacionadas al
área de trabajo de la persona. Son sesiones de aprender-haciendo donde el
instructor asigna tareas practicas, involucra trabajos en grupo, ejercicios de
roles, evalúa y da feedback en el momento del desarrollo de cada actividad.
- Seminarios: este tipo de formación tiene como objetivo la investigación o estudio de temas relacionados con la empresa o un área específica donde se alienta al análisis, evaluación y desarrollo de ideas de innovación o solución de problemas.
Para hacer la evaluación debes considerar cuatro criterios básicos:
- Reacciones: cómo reacciona el personal después
de la capacitación, referente al contenido y al proceso en general.
- Aprendizaje: cuánto han aumentado los
participantes sus conocimientos y han desarrollado habilidades y destrezas.
- Comportamiento: cómo actúa el personal tras la
capacitación, preguntarse si hay cambios en su actitud hacia el trabajo, qué
comentan respecto a la capacitación, cómo han variado las relaciones
interpersonales, etcétera.
- Resultados o costo beneficio: evalúa el impacto de la capacitación en indicadores directamente relacionados con la misma, como pueden ser número de accidentes, mejoras en la productividad, avances en la calidad de los productos, etcétera.



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