Cómo hacer un programa de capacitación

Dar capacitación periódicamente a los empleados es una tarea de suma importancia si se desea tener mejores resultados y mejorar la productividad para mantener o alcanzar el éxito. Un buen plan o programa de capacitación no surge como por arte de magia, debe ser hecho a conciencia y personalizado a la empresa de tal manera que todos sus miembros se vean beneficiados.

 
1.   Detectar necesidades.
Si no sabes cuáles son las necesidades de tus empleados no podrás generar los cambios esperados y solo gastarás tiempo y dinero. Mientras más conozcas sobre las necesidades reales de la empresa, más fácil te será diseñar un programa de capacitación que ayude a los empleados a realizar mejor su trabajo. Para identificar las necesidades debemos comparar los resultados actuales con los resultados esperados para cada puesto de trabajo. El mercado laboral cambia constantemente y requiere también actualización en el conocimiento por lo cual es necesario saber cuáles son las nuevas exigencias requeridas para cada trabajador.
La detección de necesidades se puede hacer mediante diversos métodos:

• Encuestas: Recabar información con la aplicación de un cuestionario simple.
  
• Entrevistas: Mantener un diálogo con cada jefe de departamento para determinar sus áreas de oportunidad.
  
• Observación: Observar la conducta de trabajo y resultados de cada área y compararla con las competencias que requieren su puesto y los objetivos propuestos por la empresa.
  
• Descripción y perfil de puesto: Analizar funciones y competencias inherentes a la persona que lo desempeña. En resumen, es un comparativo entre lo que se requiere contra lo que los empleados están haciendo.
  
• Evaluaciones de desempeño: Se compara el desempeño de la persona contra los estándares establecidos para el puesto.

2.   Establecer objetivos.
Una vez obtenidas las necesidades se deben fijar los objetivos generales que deberán observarse al finalizar la capacitación, los objetivos particulares a dominarse después de cada tema y los objetivos específicos, es decir, el comportamiento que se espera del trabajador después de recibir la capacitación. Establecer objetivos permitirá a los empleados saber lo que pueden esperar al término del programa de capacitación y puedan estar más motivados para hacerlo.
Los objetivos del programa de capacitación deben ser  SMART (por sus siglas en inglés):

• Específicos (specific). Los conocimientos, habilidades o actitudes de los empleados deben ser definidos con exactitud, específicos y comprensibles por todas las partes.
  
• Medibles (measurable). La única forma de evaluar la efectividad de un programa de capacitación es midiéndolo. Asegúrate de que, desde el principio, tienes una forma de medir los resultados de la capacitación y la consecución de los objetivos pedagógicos.
  
• Alcanzables (achievable). Los empleados deben poder alcanzar, de una forma realista, los objetivos definidos en el programa de capacitación de personal. No crees expectativas demasiado altas porque solo producirán frustración. Sé realista.
  
• Relevantes (relevant). Los objetivos pedagógicos deben ser importantes para la compañía, pero también para el puesto de trabajo que desarrolla el empleado.
  
• Plazo de tiempo (time-bound). Debes establecer un período de tiempo limitado en el que los empleados deben ser capaces de adquirir los objetivos pedagógicos establecidos.

3.   Elegir el programa de capacitación.
Una vez detectadas las necesidades y establecidos los objetivos se debe crear el programa de capacitación. Para esto debes tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Define el contenido temático: debe existir coherencia entre los objetivos de la capacitación y los temas que serán abordados en la capacitación.
  
• Prevé los medios y recursos didácticos: debes contar con los materiales y el soporte tecnológico idóneo para desarrollar la capacitación de la mejor manera posible. Define la infraestructura necesaria (salas de conferencia o de reuniones, sala de proyecciones o de simulación, talleres de práctica, etc.)
  
• Determina la duración y el cronograma: procurar que las sesiones no sean muy extensas. Preferiblemente desarrollar las sesiones en hora de trabajo de modo que los trabajadores se sientan pagados por capacitarse y no sientan rechazo alguno por la capacitación.
  
• Selecciona a los participantes: establece los conocimientos previos, la experiencia u otros requisitos que deben cumplir.
  
• Selecciona a los capacitadores: tanto si la propia organización se hace cargo de la capacitación como cuando se contrata una empresa para ello, es importante saber quiénes son los capacitadores y cuáles son sus competencias para esta labor.

4.   Implementar el programa.
Una vez hecho todo lo anterior, es momento de poner en acción el plan. Para hacerlo puedes escoger entre los distintos formatos de capacitación:

• Cursos: ayudan a desarrollar y adquirir conocimientos, habilidades y actitudes. Es una exposición a un grupo generalmente reducido en el que se dan intercambio de ideas, preguntas, discusiones. Normalmente, el curso formal dura varias sesiones o clases.
  
• Conferencias: son exposiciones breves (no mayor a 2 horas) de alto impacto, claras y con claves precisas para aplicar en determinado contexto o para sembrar una semilla de inspiración y llamado a la acción. Normalmente son de interés general y pueden involucrar a todo el personal.
  
• Talleres: son sesiones de capacitación basados principalmente en actividades prácticas específicas relacionadas al área de trabajo de la persona. Son sesiones de aprender-haciendo donde el instructor asigna tareas practicas, involucra trabajos en grupo, ejercicios de roles, evalúa y da feedback en el momento del desarrollo de cada actividad.
  
• Seminarios: este tipo de formación tiene como objetivo la investigación o estudio de temas relacionados con la empresa o un área específica donde se alienta al análisis, evaluación y desarrollo de ideas de innovación o solución de problemas.

5.   Evaluación.
Un programa de capacitación sin evaluación no permitirá comprobar y demostrar la efectividad de este ni de los resultados obtenidos.
Para hacer la evaluación debes considerar cuatro criterios básicos:

• Reacciones: cómo reacciona el personal después de la capacitación, referente al contenido y al proceso en general.
  
• Aprendizaje: cuánto han aumentado los participantes sus conocimientos y han desarrollado habilidades y destrezas.
  
• Comportamiento: cómo actúa el personal tras la capacitación, preguntarse si hay cambios en su actitud hacia el trabajo, qué comentan respecto a la capacitación, cómo han variado las relaciones interpersonales, etcétera.
  
• Resultados o costo beneficio: evalúa el impacto de la capacitación en indicadores directamente relacionados con la misma, como pueden ser número de accidentes, mejoras en la productividad, avances en la calidad de los productos, etcétera.

Un buen plan de capacitación permitirá a los empleados desarrollarse mejor en su trabajo y avanzar en su carrera profesional lo cual a su vez beneficiará también a la empresa.
 
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