Cómo dar capacitación al nuevo personal

La capacitación o inducción al nuevo personal es parte fundamental del proceso de contratación ya que permite optimizar el rendimiento de tu equipo, maximizando su productividad.
Ayudar al nuevo talento a adaptarse de forma efectiva es fundamental para tener personas contentas y motivadas, lo cual disminuye la rotación de personal e incrementa el sentimiento de pertenencia e identidad hacia la empresa.

 
1.  Involucra al personal del área.
Una buena estrategia de capacitación es hablar con los empleados que ya brindan un valor tremendo a su organización ya que su aportación podría mejorar significativamente el proceso de incorporación y formación. El ideal es que en cada departamento se identifique a una persona con la suficiente experiencia y facilidad para capacitar a los nuevos trabajadores. Esto permitirá que los compañeros de trabajo se interesen en su desempeño durante la capacitación y en lo que eventualmente contribuirán al equipo en su conjunto.
Un buen tutor no sólo será competente y estará en grado de contestar cualquier pregunta técnica del nuevo empleado, sino que también tendrá buenas competencias de comunicación y relación.
 
2.  Prepara el material con anticipación.
Una buena idea es tener preparados folletos de la empresa, volantes, reglamentos internos y manuales de software disponibles inmediatamente. En la medida de lo posible, intenta utilizar formatos digitales. Puedes también preparar un video que detalle los procesos operativos, la forma de trabajo e incluso la cultura laboral. Con conferencias en video pregrabadas que duran entre cinco y diez minutos, una organización puede brindar capacitación enfocada en una amplia gama de temas. Se pueden cubrir áreas de importancia como las expectativas de los roles, los objetivos e incluso el software.
Una gran opción para elaborar y manejar el manual de inducción de personal es digitalizando, de esta manera tendrás la información respaldada y accesible en cualquier momento.
 

3.  Establece los tiempos de capacitación.
Establece tiempos para la capacitación, es decir, determina cuánto tiempo debería invertir el nuevo trabajador en informarse sobre las políticas y procesos de la empresa. No olvides que después de un par de semanas debes darle seguimiento para verificar que no existan dudas y continúe con una adecuada integración, pues la pertenencia a tu empresa inicia desde el primer día de trabajo. Esto te ayudará a identificar qué tan rápido se están adaptando los nuevos trabajadores y te podría indicar qué procesos son los que necesitan una mejora o simplificación.
Se debe informar al empleado cuál será su programa de capacitación y formación en la empresa, de manera que pueda organizar su tiempo de mejor forma.
 
4.  Aclara dudas.
Aclarar cualquier confusión para los nuevos empleados acelerará la capacitación y conducirá a mejores resultados y retención. Es importante que el supervisor tenga una entrevista con el nuevo empleado verificando la comprensión de la inducción y aclarando los puntos que quedaron poco claros.
Debe quedar bien claro el puesto que ocupa, la descripción de tareas, los objetivos del puesto y del área, la relación con otros puestos, la presentación a compañero o equipo de trabajo y el sistema de evaluación de desempeño.
Es importante darles a los nuevos empleados la oportunidad de probar lo que han aprendido en su semana de incorporación. Esto les permitirá resolver aquello sobre lo que puedan tener preguntas.

 

5. Ten una estructura bien organizada.
Cuando una empresa tiene un liderazgo claro, una comunicación sólida y buenos gerentes, es más fácil para los nuevos empleados saber dónde encajan en el equipo. Los nuevos empleados deben saber a quién deben dirigirse para recibir respuestas a sus preguntas o tareas asignadas. Es importante que se le presente a su nuevo jefe.  Los empleados recién contratados deben saber a quién informan directamente, con cuáles departamentos tiene interrelación, quienes son los jefes o los asistentes de los mismos, la ubicación física de las oficinas, los correos a los cuales deberá dirigirse, a quien recurrir cuando necesite insumos, ayuda técnica, entre otros.
 
Tener un equipo bien capacitado desde su ingreso a la empresa beneficiará los números de la empresa y a cada uno de sus miembros. Dar una inducción adecuada en tiempo y forma es una buena inversión a futuro y es más probable evitar problemas que se podrían presentar sino existiera dicha capacitación. 

 
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