Cómo ahorrar tiempo en el trabajo

Ahorrar tiempo en el trabajo es de vital importancia para la productividad, por eso es necesario aprender a gestionar dicho recurso mediante un proceso de planificación de las horas con el objetivo aumentar el rendimiento y la eficiencia en los trabajos.
 

1.            Haz una lista de tareas.
Antes de iniciar con tus actividades del día es importante que sepas qué tareas debes hacer para ese día e ir tachando las tareas a medida que las vas completando. Ya sea que las escribas en una agenda, en algún programa de tu computadora, en un pizarrón o en otro lugar recuerda mantenerlas visibles y anotarlas por jerarquía.
La jerarquización de las prioridades es fundamental para las empresas y autónomos. Debes realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades.
Para que tu lista no se vuelva un caos al final del día debes distinguir entre urgente y lo importante. Lo importante se asocia a las consecuencias y lo urgente a las fechas límite.
 
2.            Delega actividades.
Delegar actividades es vital para llevar a cabo una correcta gestión del tiempo. Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia. Rodéate de gente competente en quien puedas confiar y delega algunas de las responsabilidades. Algunas tareas demandan más tiempo del requerido dentro de sus labores del día y que no son prioridad, estas pueden ser delegadas a otro miembro del equipo.
La jornada laboral solo tiene 8 horas, y aprender a repartir las tareas en todo el equipo es esencial para aprovecharlas correctamente.
Te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés.
 

3.            Toma descansos.
Para mantener un alto nivel de productividad, no dudes en darte unos momentos de descanso. Los descansos ayudan a tener más energía y a ser más productivos. Si nos organizamos las tareas con listas y con horario adecuado para cada tipo de ellas, encontraremos los momentos idóneos para realizar un pequeño descanso que nos renueve. Así que no te sientas culpable de levantarte de tu lugar de trabajo cada dos horas por agua, un aperitivo o caminar y estirarte un poco. Mantener el cuerpo alimentado e hidratado te ayudará a trabajar mejor por mucho tiempo.
 
4.            Usa la tecnología.
¿Esa junta o reunión se puede resumir en un correo electrónico? Si la respuesta es sí, entonces mándalo. Escribir una serie de tareas e instrucciones o hacer peticiones puede ir mucho más rápido por escrito.  
Automatizar procesos te ayudará a reducir el tiempo de muchas tareas. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática. De la misma manera si en lugar de colocar los datos en un documento impreso, los introduces en un software de gestión empresarial, luego podrás volver a utilizarlos sin tener que volver a introducirlos.

5.            No pospongas las tareas difíciles.
Si en tu lista de pendientes hay algunas tareas difíciles o aburridas para ti, debes hacerlas cuanto antes; de lo contrario, no dejarás de pensar en ellas hasta que las hayas completado y no podrás concentrarte adecuadamente en el resto de las tareas. Si haces primero esas actividades, tendrás tu mente limpia de problemas y dudas y, por lo tanto, rendirás mucho mejor en el resto de tareas.
Además, es mejor afrontar primero las tareas más complicadas al iniciar el día, ya que es cuando se tiene mayor energía y capacidad de concentración.
 
6.            Establece horarios.
Establecer un horario te permitirá mejorar la eficacia laboral. En la medida de lo posible, organiza el horario según el tipo de trabajo que tengas. Por ejemplo: tareas más pesadas y que requieran más esfuerzo intelectual, mejor por las mañanas y los primeros días de la semana. Si hay tareas que requieren tu atención todas las semanas, puedes asignarles unos días concretos y un horario determinado. Obviamente, a cada uno le funciona mejor unas horas o unos días en concreto. Hay que saber encontrar el horario óptimo para hacer cada actividad, siempre y cuando así lo permita tu trabajo.
 
Ahorrar tiempo en el trabajo tendrá beneficios para ti y para tu empresa. Cuida bien las horas y minutos que dedicas para cada tarea pues de eso podría depender tener buenos resultados y tener satisfecho al cliente.
 
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