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6 pasos para hacer un plan de trabajo

Un plan de trabajo es un documento con la información necesaria para realizar proyectos pues define los objetivos, los procesos y los tiempos de entrega. En otras palabras, es una herramienta que sirve como guía para establecer estrategias que permitan alcanzar los objetivos empresariales mediante la colaboración y el trabajo en equipo para lograr crecimiento y el éxito.


1.            Establece los objetivos.
El método SMART es una herramienta indispensable para dar claridad a las acciones a realizar para llegar a la meta. Eso significa que los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y que estén alineados con el tiempo previsto.
Define, en primer lugar, el objetivo general del plan. Decide qué es lo que quieres conseguir, ya que esto contribuirá a determinar la pauta para planificar todo lo demás (al tener esto claro podrás saber cuáles serán los siguientes pasos). Luego, establece los objetivos particulares que quieres alcanzar con la ejecución del plan de trabajo que estés llevando a cabo en tu negocio.
Establece objetivos que estén alineados con las habilidades de tus colaboradores, a fin de que el trabajo que ellos desempeñen no se contraponga con sus necesidades y aspiraciones personales.
 
2.            Determina los recursos necesarios.
Es importante que conozcas los recursos tanto humanos como tecnológicos, financieros y de infraestructura que son necesarios para cumplir los objetivos y concluir de manera efectiva el proyecto.
Saber con qué cuentas y qué necesitas, es uno de los pasos más importantes. Haz una lista de tus recursos financieros, humanos y materiales. Plantea las siguientes preguntas: ¿Cuántas personas están disponibles? ¿Cuál es el presupuesto para financiar el proyecto? ¿Hay herramientas o maquinarias?
Cuando ya están recopilados todos los datos, puede hacer el presupuesto detallado para su plan de trabajo. De este modo, podrá revisar posteriormente los gastos y determinar si el equipo está dentro del presupuesto.

3.            Identifica los obstáculos.
Todas las empresas, sin importar su tamaño, pueden llegar a tener obstáculos que les impidan alcanzar sus objetivos. Estas limitaciones pueden presentarse durante la ejecución del plan de trabajo. Si sabes de antemano a qué obstáculos podrías enfrentarte será más fácil que te prepares para ello. Intenta ser lo más pesimista posible y anota hasta la última dificultad que creas que puede surgir, desde falta de financiación, hasta retrasos administrativos, conflictos laborales, etcétera, y luego anota posibles soluciones a cada una.
Ten un plan de respaldo. Así, si ves que claramente no puedes seguir con el plan inicial, tendrás una alternativa para poder reaccionar de manera oportuna. 
 
4.            Delega responsabilidades.
Si bien, en algunos casos o proyectos, las tareas deben concentrarse en el área ejecutiva, mientras más apoyo tengas más fácil será lograr el objetivo en el tiempo establecido. Organiza a los equipos de trabajo que vayan a participar en el proyecto y asigna las tareas que deberán realizar y los plazos de entrega.
Es recomendable que en cada etapa del proyecto elijas a un líder para que tenga la capacidad de tomar decisiones. Si el proyecto es grande y complejo con muchos equipos, crea niveles de jerarquía. Aquí, un gerente de proyecto podría supervisar a varios líderes de equipo, reunirse solo con esas personas y enfocarse en el progreso general para mantener el proyecto funcionando de acuerdo con el cronograma
 
5.            Crea un cronograma.
Cuando se trata de la gestión empresarial de proyectos, el tiempo es un factor fundamental que determina el éxito o el fracaso. Por lo tanto, es importante establecer plazos fijos que permitan terminar con éxito el proyecto.
Para programar tus acciones con el calendario, puedes usar una hoja de cálculo como Excel, una aplicación de tablero de control como Trello, Kanban o Doodle y si lo tuyo es lo tradicional, una pizarra en blanco también funcionará.
Considera un margen de tiempo en caso de que surja algún imprevisto y fija las fechas importantes para que no haya ningún retraso en el cumplimiento de los objetivos previstos.
 
6.            Mide resultados.
Una vez que hayas llevado a cabo el plan de trabajo, es importante que evalúes si los resultados obtenidos son los que se esperaban en un principio. Esto te permitirá tomar acciones futuras que ayudarán a mejorar los procesos. Analiza aquello que no haya funcionado de forma correcta para tenerlo en cuenta en los siguientes planes de trabajo.
Para evaluar el cumplimiento de los objetivos del plan de trabajo y medir los resultados es esencial establecer las métricas y los indicadores clave de rendimiento (los KPI). Los KPI son indicadores muy importantes de todo el plan de trabajo pues permiten controlar el rendimiento y ver cómo va el proyecto.
Un plan de trabajo exitoso es aquel que genera los resultados deseados, cumple los objetivos y arroja datos que pueden servir para mejoras de otros planes de trabajo que se planteen en el futuro.
 
Tener un plan de trabajo es una herramienta que no puede faltar si deseas mantener un buen ritmo de trabajo que te permita desarrollar proyectos que representen crecimiento para la empresa y los empleados.

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