Hacer juntas en el trabajo suele ser muchas
veces un dolor de cabeza a causa de diversos errores que se cometen. Antes de convocar
a una junta es necesario hacer un breve análisis para evitar los errores que afectan los intereses de quienes participan.
1. No tener objetivos claros.
Cada
junta es diferente y por lo tanto tienen objetivos diferentes. Incluso desde antes
de convocar a una junta se debe establecer un objetivo general y hasta tres
objetivos particulares. Los objetivos deben ser claros no solo para quien
dirige la junta sino también para cada uno de los integrantes.
Cuando no existen objetivos o estos no son claros las reuniones se vuelven improductivas, se pierde el tiempo y se genera malestar entre los trabajadores. Antes de iniciar una reunión usa los primeros minutos para justificar el por qué de estar ahí con base en los objetivos propuestos anteriormente.
2. Impuntualidad.
Ser
puntual es mostrar respeto por el tiempo y el trabajo de las personas. Cada
persona que asiste a la junta está, al mismo tiempo, dejando de hacer algún
trabajo importante, por lo tanto, es importante cuidar el tiempo para no
retrasar a los participantes en sus trabajos.
Las juntas deben iniciar a la hora indicada y no cuando lleguen todos. Si alguien se retrasa se le puede poner al tanto después de la reunión para no afectar el tiempo de los demás. Si una persona llegará tarde lo ideal es avisar y cuidar de no interrumpir la junta al incorporarse a esta.
Cuando no existen objetivos o estos no son claros las reuniones se vuelven improductivas, se pierde el tiempo y se genera malestar entre los trabajadores. Antes de iniciar una reunión usa los primeros minutos para justificar el por qué de estar ahí con base en los objetivos propuestos anteriormente.
Las juntas deben iniciar a la hora indicada y no cuando lleguen todos. Si alguien se retrasa se le puede poner al tanto después de la reunión para no afectar el tiempo de los demás. Si una persona llegará tarde lo ideal es avisar y cuidar de no interrumpir la junta al incorporarse a esta.
3. No seguir la agenda establecida.
Al
estar en la junta se corre el riesgo de tratar temas que no están dentro de la
agenda lo cual afecta el tiempo y los objetivos. Si surge algún tema que no
estaba contemplado se debe pasar para una nueva reunión para no afectar la
agenda.
Cuando una junta empieza con un tema y termina con otro se vuelve agotador para los participantes, las reuniones se vuelven largas y tediosas y al final no acaban en nada importante.
Así como es importante repasar los objetivos también es importante repasar los puntos que se abordarán. La lista de temas a tratar debe ser breve, dando prioridad a los asuntos más importantes ya sean urgentes o no. De esta manera todos estarán enterados de cuáles temas se tratarán y cuáles no.
4. No convocar a las personas adecuadas.
Cuantas
más personas acudan a la reunión más distracciones habrá y es más difícil
mantener el orden y seguir los puntos establecidos. Es recomendable organizar
juntas de no más de 6 personas porque a mayor número de participantes, habrá mayores
complicaciones en la labor de coordinación.
Dentro de las personas convocadas se debe invitar a personas no solo con ideas importantes sino con la capacidad de transmitirlo a los demás. Con esto se evita tener a personas que no aporten nada a la junta.
Cuando una junta empieza con un tema y termina con otro se vuelve agotador para los participantes, las reuniones se vuelven largas y tediosas y al final no acaban en nada importante.
Así como es importante repasar los objetivos también es importante repasar los puntos que se abordarán. La lista de temas a tratar debe ser breve, dando prioridad a los asuntos más importantes ya sean urgentes o no. De esta manera todos estarán enterados de cuáles temas se tratarán y cuáles no.
Dentro de las personas convocadas se debe invitar a personas no solo con ideas importantes sino con la capacidad de transmitirlo a los demás. Con esto se evita tener a personas que no aporten nada a la junta.
Si por algún motivo la junta se alarga es recomendable dar un tiempo de descanso o bien dar por terminada la reunión y continuar al día siguiente o a la siguiente semana.
Tener los objetivos claros y seguir la agenda establecida permitirá cuidar el tiempo y no tomar más del necesario.
Cómo hacer juntas virtuales con éxito
Importancia de la puntualidad en el trabajo



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