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Errores comunes en las juntas de trabajo

Hacer juntas en el trabajo suele ser muchas veces un dolor de cabeza a causa de diversos errores que se cometen. Antes de convocar a una junta es necesario hacer un breve análisis para evitar los errores que afectan los intereses de quienes participan.
 

1.  No tener objetivos claros.
Cada junta es diferente y por lo tanto tienen objetivos diferentes. Incluso desde antes de convocar a una junta se debe establecer un objetivo general y hasta tres objetivos particulares. Los objetivos deben ser claros no solo para quien dirige la junta sino también para cada uno de los integrantes.
Cuando no existen objetivos o estos no son claros las reuniones se vuelven improductivas, se pierde el tiempo y se genera malestar entre los trabajadores. Antes de iniciar una reunión usa los primeros minutos para justificar el por qué de estar ahí con base en los objetivos propuestos anteriormente.
 
2.  Impuntualidad.
Ser puntual es mostrar respeto por el tiempo y el trabajo de las personas. Cada persona que asiste a la junta está, al mismo tiempo, dejando de hacer algún trabajo importante, por lo tanto, es importante cuidar el tiempo para no retrasar a los participantes en sus trabajos.
Las juntas deben iniciar a la hora indicada y no cuando lleguen todos. Si alguien se retrasa se le puede poner al tanto después de la reunión para no afectar el tiempo de los demás. Si una persona llegará tarde lo ideal es avisar y cuidar de no interrumpir la junta al incorporarse a esta.

3.  No seguir la agenda establecida.
Al estar en la junta se corre el riesgo de tratar temas que no están dentro de la agenda lo cual afecta el tiempo y los objetivos. Si surge algún tema que no estaba contemplado se debe pasar para una nueva reunión para no afectar la agenda.
Cuando una junta empieza con un tema y termina con otro se vuelve agotador para los participantes, las reuniones se vuelven largas y tediosas y al final no acaban en nada importante.
Así como es importante repasar los objetivos también es importante repasar los puntos que se abordarán. La lista de temas a tratar debe ser breve, dando prioridad a los asuntos más importantes ya sean urgentes o no. De esta manera todos estarán enterados de cuáles temas se tratarán y cuáles no.
 
4.  No convocar a las personas adecuadas.
Cuantas más personas acudan a la reunión más distracciones habrá y es más difícil mantener el orden y seguir los puntos establecidos. Es recomendable organizar juntas de no más de 6 personas porque a mayor número de participantes, habrá mayores complicaciones en la labor de coordinación.
Dentro de las personas convocadas se debe invitar a personas no solo con ideas importantes sino con la capacidad de transmitirlo a los demás. Con esto se evita tener a personas que no aporten nada a la junta.
 


5.  Usar demasiado tiempo.
Para que una junta sea calificada como buena no es necesario que dure mucho tiempo. Cuanto más larga sea una junta se corre el riesgo de perder de vista los puntos de la agenda y los objetivos; además se vuelve cansada y tediosa para los participantes.
Si por algún motivo la junta se alarga es recomendable dar un tiempo de descanso o bien dar por terminada la reunión y continuar al día siguiente o a la siguiente semana.
Tener los objetivos claros y seguir la agenda establecida permitirá cuidar el tiempo y no tomar más del necesario.
 
Existen varios errores en las juntas que pueden causar más problemas que soluciones, por eso se debe analizar qué errores se están cometiendo y darles solución a la brevedad.
 
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