Hacer juntas virtuales efectivas es importante
para que la empresa pueda seguir dando los resultados deseados y pueda mantener
su productividad. Si existe una serie de recomendaciones para las juntas presenciales,
con mayor razón las hay para las juntas virtuales.
1. Establecer los
objetivos de la junta.
Antes de iniciar una junta virtual se
debe tener claro cuál es el objetivo de la reunión, es decir, se debe establecer
de manera clara para todos qué se pretende lograr con dicha reunión; debe
existir un por qué y un para qué. Tener un objetivo claro ayudará a no divagar ni
perder el tiempo en temas irrelevantes para ese momento, de esta manera podrán centrarse
solo en los puntos importantes o prioritarios para ese momento.
2. Incluir solo a los que
deben estar.
Incluir en la junta a personas que no
son relevantes para ese momento solo hará que la junta tarde más tiempo y ellas
mismas se retrasen en sus tareas. Antes
de convocar las personas a una junta es necesario preguntarse ¿cómo aportara
esta persona para llegar a los objetivos de la junta? ¿cómo afectaría la
ausencia o presencia de esa persona en la junta? De esta manera se evitará
enviar invitaciones de más y se tendrá más control de la junta. Enviar una
invitación con antelación a quienes deben estar y otra 15 minutos antes de
iniciar la reunión permitirá asegurar la asistencia de todos.
3. Vídeo obligatorio para
todos.
A diferencia de las reuniones o juntas
presenciales donde se puede tener una mejor comunicación tanto verbal como no verbal,
en las juntas virtuales esto se torna más complicado, de ahí la importancia de que
todos activen sus cámaras para que haya una mejor comunicación y una mayor cercanía
entre los participantes. Cuando cada uno de los miembros abre su cámara, el que
dirige la junta puede tener la seguridad de tener la atención y la participación
de todos, y así tener un buen rendimiento.
4. Ser breve.
Una junta con objetivos claros y con la
participación de las personas adecuadas no necesita tardar mucho tiempo. Una duración
de entre 15 y 45 minutos será más que suficiente para obtener buenos resultados.
Un tiempo excesivo frente a la pantalla restará eficacia a la junta. Antes de iniciar
la junta se puede indicar el tiempo estimado para ella, de esta manera los participantes
se centrarán en lo importante, de ahí también la importancia de que quien dirige
la junta sepa guiar las participaciones de las personas para que una sola no acapare
la atención todo el tiempo.
5. Usar recursos visuales.
Los recursos audiovisuales como diapositivas,
gráficos o videos pueden hacer que las juntas sean más dinámicas y además ayudan
a mantener la atención de las personas. De esta manera de puede lograr que los participantes
puedan comprender mejor lo dicho en la junta y a retenerlo mejor para usar esa
información en su trabajo. Es importante recordar que aunque los audiovisuales son
buenos no se debe abusar de ellos o perderán su eficacia.
Hacer buen uso del tiempo con las personas
adecuadas para cada reunión permitirá cumplir con los objetivos con mayor facilidad,
y el uso de la cámara por parte de cada participante junto con los audiovisuales
permitirá un mayor dinamismo en la junta de tal manera que se tendrán juntas mas
efectivas que se reflejara en los resultados laborales.
También te puede interesar
Recuerda compartir y seguirnos en las redes sociales.
Comentarios
Publicar un comentario