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Cómo hacer juntas virtuales con éxito

Hacer juntas virtuales efectivas es importante para que la empresa pueda seguir dando los resultados deseados y pueda mantener su productividad. Si existe una serie de recomendaciones para las juntas presenciales, con mayor razón las hay para las juntas virtuales.

 
1.     Establecer los objetivos de la junta.
Antes de iniciar una junta virtual se debe tener claro cuál es el objetivo de la reunión, es decir, se debe establecer de manera clara para todos qué se pretende lograr con dicha reunión; debe existir un por qué y un para qué. Tener un objetivo claro ayudará a no divagar ni perder el tiempo en temas irrelevantes para ese momento, de esta manera podrán centrarse solo en los puntos importantes o prioritarios para ese momento.
 
2.     Incluir solo a los que deben estar.
Incluir en la junta a personas que no son relevantes para ese momento solo hará que la junta tarde más tiempo y ellas mismas se retrasen en sus tareas.  Antes de convocar las personas a una junta es necesario preguntarse ¿cómo aportara esta persona para llegar a los objetivos de la junta? ¿cómo afectaría la ausencia o presencia de esa persona en la junta? De esta manera se evitará enviar invitaciones de más y se tendrá más control de la junta. Enviar una invitación con antelación a quienes deben estar y otra 15 minutos antes de iniciar la reunión permitirá asegurar la asistencia de todos.
 
3.     Vídeo obligatorio para todos.
A diferencia de las reuniones o juntas presenciales donde se puede tener una mejor comunicación tanto verbal como no verbal, en las juntas virtuales esto se torna más complicado, de ahí la importancia de que todos activen sus cámaras para que haya una mejor comunicación y una mayor cercanía entre los participantes. Cuando cada uno de los miembros abre su cámara, el que dirige la junta puede tener la seguridad de tener la atención y la participación de todos,  y así tener un buen rendimiento.
 

4.     Ser breve.
Una junta con objetivos claros y con la participación de las personas adecuadas no necesita tardar mucho tiempo. Una duración de entre 15 y 45 minutos será más que suficiente para obtener buenos resultados. Un tiempo excesivo frente a la pantalla restará eficacia a la junta. Antes de iniciar la junta se puede indicar el tiempo estimado para ella, de esta manera los participantes se centrarán en lo importante, de ahí también la importancia de que quien dirige la junta sepa guiar las participaciones de las personas para que una sola no acapare la atención todo el tiempo.
 
5.     Usar recursos visuales.
Los recursos audiovisuales como diapositivas, gráficos o videos pueden hacer que las juntas sean más dinámicas y además ayudan a mantener la atención de las personas. De esta manera de puede lograr que los participantes puedan comprender mejor lo dicho en la junta y a retenerlo mejor para usar esa información en su trabajo. Es importante recordar que aunque los audiovisuales son buenos no se debe abusar de ellos o perderán su eficacia.


Hacer buen uso del tiempo con las personas adecuadas para cada reunión permitirá cumplir con los objetivos con mayor facilidad, y el uso de la cámara por parte de cada participante junto con los audiovisuales permitirá un mayor dinamismo en la junta de tal manera que se tendrán juntas mas efectivas que se reflejara en los resultados laborales.

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