Còmo hacer juntas más productivas

Tener juntas productivas es vital para el buen desarrollo empresarial. No basta solo con reunir personas y hacer juntas, es necesario tomar en cuenta ciertos puntos para que no se vuelvan tediosas y provoquen pérdidas de tiempo.

1. Cuida el tiempo.

Establece tanto un horario de inicio como de termino y respétalos. El tiempo recomendado va desde 30 minutos hasta máximo una hora. Al establecer de manera previa el tiempo podrás concentrarte en lo realmente importante para la junta. Si vas a hacer uso de la computadora, proyector o algún otro elemento, asegúrate de tener todo listo de manera previa para la junta en lugar de llegar a la hora de inicio para instalarlo todo.

2. Prepara tus objetivos.

Tener tus objetivos claros, específicos, medibles, alcanzables y relevantes para la junta te ayudará a no divagar en temas sin importancia y a tener una mejor comunicación con los asistentes a la junta. Tu objetivo puede ser resolver ciertos problemas, tomar decisiones importantes o dar a conocer información relevante. No te desvíes de tus objetivos para no alargar el tiempo de reunión y sí lograr los objetivos propuestos.

3. Envía los puntos previamente.

Dar a conocer desde antes los puntos a tratar en la junta permitirá a los asistentes prepararse mejor para tratar los temas y objetivos propuestos.

Toma en cuenta que es mejor tener pocos puntos a tratar, pero de gran importancia a tener una larga lista de puntos intrascendentes. Recuerda distinguir entre los puntos importantes y no urgentes, los importantes y urgentes, los no importantes y urgentes y los no importantes y no urgentes.

4. Asegúrate de tener a las personas correctas.

El éxito en las juntas no depende tanto del número de asistentes sino de tener a las personas correctas. Si convocas a muchos pero sin participación relevante o sin la autoridad para tomar decisiones entonces corres el riesgo de perder tiempo valioso. Para asegurarte que solo asistan las personas necesarias envía de manera personalizada la convocatoria a la junta, en lugar de hacerlo de manera general.

5. Pide a los participantes escribir a mano.

Mediante la escritura a mano se comprende mejor la información y se retiene más que si se escribe en algún dispositivo electrónico. Escribir a mano también ayuda a organizar mejor las ideas. Al usar lápiz y papel en lugar de una computadora puedes mantener la atención más enfocada y con menos distractores. Otra ventaja de escribir a mano durante las juntas es que favorece la creatividad y el pensamiento crítico lo cual te ayudará especialmente si tu objetivo es resolver ciertos problemas.

6. Haz una retroalimentación y llama a la acción

Cuando hayas alcanzado tus objetivos, pide a cada participante que de manera breve (30 segundos a 1 minuto) de un resumen de la información que retuvieron para saber si los puntos tratados quedaron claros y cómo eso les ayudará a mejorar en su desempeño laboral. Es importante que la información transmitida sea clara desde un principio a fin de evitar malos entendidos y poder terminar las juntas en el tiempo previsto.

Tener juntas productivas es el resultado de un conjunto de estrategias encaminadas a usar el tiempo de manera efectiva, con las personas correctas y con los propósitos correctos para hacer crecer a la empresa y a cada empleado.