Cómo ser organizado en el trabajo

Tener una buena organización en el trabajo es fundamental si se quiere aprovechar mejor el tiempo y dar buenos resultados laborales. Ser organizados tanto en el tiempo como en las tareas y elementos físicos será de gran beneficio tanto para el empleado como para sus compañeros, y por supuesto la empresa. 
 

1.     Hacer una lista con las tareas a realizar.
Es fundamental que esta lista sea jerárquica, es decir cada tarea deberá ser clasificada según su importancia y su urgencia. En primer lugar deberán estar los pendientes tanto importantes como no importantes pero urgentes (aquellos que deben ser entregados ese mismo día o dentro de un plazo corto), después los importantes no urgentes y por último los no importantes y no urgentes (estos últimos pueden incluso ser delegados). Lo ideal es no dejar que las tareas se vuelvan urgentes para evitar algún tipo de problema.
 
2.     Detectar los principales distractores.
Existen diferentes tipos de distractores que pueden desviar la atención y robar tiempo valioso en el trabajo como el uso del celular para revisar las redes sociales, los mensajes, etcétera; revisar el correo electrónico, las pequeñas charlas con otros compañeros, entre otras. Para evitar ese tipo de distracciones se recomienda tener un momento de descanso de cinco minutos después de una hora de trabajo, tiempo que puede ser usado para ver el celular o para platicar un rato con un colega, de esta manera sabremos que ya habrá un tiempo para ver la  notificación que llegó. Este tiempo no solo ayudará a distraerse un rato sino a descansar un rato y así poder seguir adelante con el trabajo de una buena manera.

 
3.     Mantener organizados los recursos de trabajo.
Antes de empezar a trabajar es necesario tener a la mano y de manera organizada todos los elementos que se usarán para el trabajo. De esta manera no se perderá tiempo buscando lo que se necesita como documentos o algún artículo de papelería (plumas, hojas, calculadora, etcétera). Usar, por ejemplo, un archivero para los documentos ayudará a no tenerlos amontonados encima de la mesa (y así evitar también que se pierda o se traspapele alguno). Los documentos deberán ser organizados por fecha y por nombre, de este modo será más fácil encontrarlos. Los documentos virtuales también deben ser puestos en carpetas debidamente organizadas.
 
4.     Tener un calendario a la vista.
No solo es importante saber qué se debe hacer, también debe señalarse el plazo de entrega para cada tarea (citas futuras, entrevistas, llamadas, proyectos, etcétera) y para ello será útil una agenda o un calendario grande donde se marquen los plazos establecidos. Tener un calendario a la vista será útil para ser conscientes del tiempo que se tiene para cumplir de manera  adecuada con cada pendiente pero también para evitar acumular varios para la misma fecha u horario.

 
Ser organizados en el trabajo no solo implica tener un escritorio ordenado sino de usar adecuadamente el tiempo con el que se cuenta y darle la prioridad correspondiente a cada tarea u obligación designada. Una buena organización permitirá ahorro de tiempo, dinero y problemas. 
 
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