Tener una agenda, física o electrónica, es un requisito indispensable así quieres ser más organizado y productivo. Sin una agenda bien organizada corres el riesgo de no hacer lo que deberías y hacer lo que no deberías en ese momento. La puedes usar de manera física o electrónica, o ambas, según te acomodes, no importa cómo sea, lo importante es usarla.
1. No olvidas asuntos importantes.
Por muy buena memoria es mejor no arriesgarse a olvidar ese compromiso importante, sobre todo si lo has acordado varios días de antes. Anotar en tu agenda (especialmente la física) tu compromiso o tarea a realizar te ayudará a retener mejor la información. Una buena idea es escribir tu compromiso a detalle: quién, con quién, qué cuándo, dónde y algún otro dato relevante. Así no importa cuánto tiempo falte para ello, no lo olvidarás o pasarás por alto. Podrás concentrarte en lo realmente fundamental y tu mente estará más tranquila.
2. Mejora tu productividad.
Tener una agenda nos ayuda a saber cuáles son las actividades para realizar ese día. Cuando no lo hacemos así corremos el riesgo de, aunque si trabajemos, no ser productivos pues no hicimos lo que correspondía. Sin una agenda vamos improvisando y haciendo tareas catalogadas como no urgentes o no importantes, tomamos más tiempo del que deberíamos y nos olvidamos de las tareas importantes. Si trabajas, pero no avanzas mucho, entonces es hora de revisar la agenda.
3. Tienes mayor organización.
Una agenda es una buena aliada para la organización pues te ayuda a saber cuál tarea es para cual fecha y evitarás estar postergando. Con una agenda evitarás empalmar dos compromisos y tendrás todas tus tareas y metas anotadas en un solo lugar. Tendrás mayor motivación para hacer las cosas y en algunas ocasiones podrás ganarle tiempo al tiempo. Además sabes cuándo y cómo debes entregar o cumplir con una tarea o compromiso, es decir sabes el nivel de urgencia y de importancia de cada una. Sabes también el nivel de dificultad de cada una y por lo tanto puedes organizarte mejor.
4. Puedes medir resultados.
Una buena agenda debe llevar tus objetivos a corto, mediano y largo plazo, y a su vez debe llevar las metas y tareas que deberás ir cumpliendo para el objetivo final. Con una agenda puedes ir revisando cuáles tareas haz hecho y cuales te falta por cumplir, de esta manera podrás ir midiendo tus resultados para saber qué tan cerca o lejos te encuentras de tus metas y objetivos.
Cuando llevas el control de tus actividades puedes tener una mejor organización y mejores resultados, le das más tiempo a lo importante y no lo pierdes en actividades poco relevantes. Llevar una agenda te ayuda a no solo ser un empleado ocupado, sino a ser un empleado productivo. Eso sí recuerda revisarla diariamente para que sea funcional.
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