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8 reglas para una buena videoconferencia

La pandemia nos ha venido a cambiar la manera como hacemos las reuniones, ahora usamos plataformas virtuales para hacer juntas por videoconferencia, por ello debemos saber cuáles son las reglas o pautas a tomar en cuenta para llevar a cabo una reunión lo más profesional posible. Si te da un poco de nervios puedes practicar con tus amigos y así logres disfrutar de tus juntas.


1. Cuida tu apariencia.
Piensa en cuál ropa llevarías a tu trabajo; exacto, la pijama y la ropa informal quedan descartadas. Usa la misma ropa para una reunión presencial, una camisa o blusa limpia, cara lavada o un maquillaje sencillo y un buen peinado. Hay quienes prefieren usar la vestimenta adecuada de la cintura para arriba, pero si quieres evitar problemas si debes pararte es mejor vestirse bien de la cabeza a los pies. Recuerda, el buen vestir no está peleado con la comodidad.

2. Cuida el encuadre.
Este es un aspecto muy importante porque equivale al acercarte demasiado o alejarte de una persona físicamente. Para lograr un buen encuadre la cámara no debe estar ni demasiado arriba ni abajo, lo ideal es colocarla a la altura de los ojos y el encuadre debe ser de tres cuartos, es decir, de la mitad del pecho para arriba. 

3. Cuida el fondo.
Un fondo lleno de objetos puede volverse un distractor o puede ser un lugar privado que no quieras mostrar en la cámara, por eso es importante cuidar lo que verán los demás. Si no encuentras un lugar adecuado puedes optar por los fondos virtuales en tonos neutros o una foto fija y evitar cambiarla constantemente a media videoconferencia.

4. Levanta la mano.
Interrumpir cuando otra persona está hablando se ve mal tanto física como virtualmente. Si tienes algún comentario o quieres hacer alguna pregunta activa la función de levantar la mano para pedir turno y hablar, otra idea es hacerle saber al administrador, por medio de un mensaje privado, tu deseo de tener una participación y dejar que sea el quien te dé la pauta para hablar.  Recuerda respetar el tiempo de los demás para hablar.

5.      Evita las distracciones.
Enfócate en la videollamada hacer otras cosas como estar viendo el celular o poner atención en otras cosas se considera una falta de respeto.  Si hay más personas en casa indica el horario en el que estarás en la videoconferencia y pide que no te interrumpan a menos que sea una emergencia real. Desactiva las notificaciones y cierra todos los programas que puedan ser un factor de distracción. 
6.     Asegúrate de que tus dispositivos electrónicos funcionan bien.
Antes de una videoconferencia asegúrate que la conexión a internet sea la adecuada y que no tengas problemas con la señal de WiFi, si usas un dispositivo inalámbrico como laptop o celular cuida que tengas la batería suficiente. Verifica también que el video y el audio sean los adecuados, de preferencia usa audífonos. 

7. Cuida el ruido del fondo.
Aunque tu no estés hablando, el micrófono capta los sonidos ambientales como el maullido del gato, si alguien está lavando trastes o las personas platicando, por eso es importante prender el micrófono solo cuando sea tu turno para hablar y evita estar en un lugar donde haya mucho ruido. Además procura avisar a quienes están contigo de la reunión para tener el mayor silencio posible. Si hay ruidos inevitables como los de la calle (carros, personas gritando) entonces pide una disculpa anticipada y por supuesto, en caso de ser posible,  aléjate de la ventana.  

8. No te retires sin avisar. 
Si necesitas irte antes de que termine la reunión, pide la palabra y despídete. Agradece por el tiempo de los demás y avisa que debes retirarte ya sea por unos minutos o de manera definitiva de la reunión. Si debes salir inmediatamente y no puedes tomar la palabra envía un mensaje privado al administrador. 

Como te habrás dado cuenta, tener una videoconferencia adecuada no es cosa del otro mundo, de hecho la mayoría son cosas que haríamos si la reunión fuera presencial, como el vestirnos apropiadamente, el no interrumpir a los demás, el poner atención y el despedirse de manera cortés al retirarse. Espero que tu próxima reunión virtual sea de gran éxito. 

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