Herramientas esenciales para home office
El home office es una modalidad de trabajo que han optado diversas empresas, sin embargo también muchas de ellas han regresado al trabajo presencial por no contar con las herramientas necesarias para tener buenos resultados. Es por eso que en esta ocasión te presento diferentes aplicaciones y plataformas para realizar con éxito tu trabajo desde casa.
Esta es una app de gestión del tiempo, basada en la técnica Pomodoro. Dicho método emplea un temporizador para desglosar el trabajo en intervalos de 25 minutos, separados por pequeños descansos. La herramienta te permite elegir el tiempo del temporizador de cuenta regresiva: los clásicos 25 minutos o uno personalizado para dedicarte y enfocarte en tus labores del día. Podrás escoger una tarea y luego saltar a otra en caso de que finalices antes de tiempo.
Es una herramienta de comunicación y gestión de proyectos compartidos que puede ser de utilidad para el trabajo en equipo. Cuenta con diferentes canales donde los miembros del equipo pueden comunicarse de forma directa. Cada canal tiene una temática, que se define desde la empresa. Tiene un historial de búsqueda para encontrar conversaciones o archivos pasados (la versión gratuita va eliminando los mensajes muy antiguos) y puedes hacer llamadas o compartir documentos.
Cuenta con una versión gratuita y otras de pago. Bastará con la gratuita para mantener la comunicación con los colaboradores.
Esta aplicación de mensajería es una de las más universales, de hecho, la mayoría podría decir que cuenta con algún chat de trabajo en WhatsApp. Aunque es la más masiva con 2 mil millones de usuarios en el mundo, se recomienda dejarla para conversaciones más livianas o de ocio con los compañeros de trabajo, así se acostumbran a utilizar Slack, por ejemplo, para hablar de temas relacionados al trabajo.
Hangouts
Es ideal para las pequeñas empresas o para dar clases personalizadas porque permite hasta 25 participantes (modo profesional) y 10 personas (versión gratuita) en una videollamada.
Para poder utilizarlo es necesario contar con una cuenta de Google y acceder por medio de ella.
Tiene la opción de compartir pantalla y al ser una herramienta de Google es compatible con YouTube para compartir las sesiones eventualmente, sin embargo, no puedes grabarlas de otra forma.
Zoom es una aplicación que permite diferentes opciones como realizar videoconferencias masivas —la versión gratuita permite hasta 100 personas y grabaciones de 40 minutos— y también se puede grabar la sesión y compartir archivos. Destaca por su función de retoque de apariencia y la posibilidad de utilizar fondos virtuales en las videollamadas.
Para comenzar a utilizar esta aplicación solamente tienes que crear una cuenta y compartir el enlace con los miembros del equipo.
Se trata de una herramienta que te permite realizar videollamadas con una o varias personas. Esta herramienta basta para grupos pequeños de una empresa. La versión gratuita de Skype permite hacer videollamadas de hasta 50 personas, en tanto que en la versión paga el límite es de 250. Si es solo una llamada de audio entonces se puede conectar con hasta 25 personas en simultáneo. El servicio también habilita la opción de grabar la videollamada así como compartir la pantalla con los usuarios con los cuales se está conversando.
Esta herramienta permite almacenar y sincronizar archivos en línea, los cuales puedes compartir con otros miembros del equipo en el teletrabajo. Es muy práctico para tener el respaldo fotográfico de tu empresa, como fotos de stock, gráficas y otros archivos importantes pero que no necesariamente utilizas todos los días. Se puede acceder a ella desde cualquier lugar.
Maneja hasta 2 Gb de archivos de manera gratuita. Existe una opción llamada Dropbox Business con tarifa anual o mensual para incrementar el espacio.
Google Drive
En esta herramienta puedes compartir archivos (documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios) en la nube para que otras personas puedan modificarlos. Incluso mucha gente puede usarlo al mismo tiempo y abrir documentos simultáneamente desde cualquier dispositivo. También es posible editar en grupo compartiendo permisos a cada usuario. Además, cuenta con un chat adicional para hacer notas y controlar los cambios.
Es muy útil porque te aseguras que está bien respaldado y también puedes editar de forma simultánea y abrir desde tu celular. Debes tener una cuenta Google para usarlo y ofrece un almacenamiento gratuito de 15 gigas.
Este servicio se basa en la transferencia de archivos de gran tamaño, todo de forma online. No necesitas crearte una sesión por lo que es muy sencillo de utilizar en el teletrabajo y puedes enviar hasta 2 GB en el plan gratuito: arrastras los archivos, anotas tu correo y el del destinatario y listo. Y puedes compartirlos durante 2 semanas a través de una dirección de correo.
Tiene otros servicios muy prácticos para los trabajadores remotos. Paste, que sirve para presentar ideas creativas en equipo, ya sea a un cliente u otros compañeros; y Collect, para crear tableros colaborativos al estilo moodboard.
Es una herramienta que fomenta el trabajo colaborativo de forma flexible, divertida y productiva, a través de tableros, listas y tarjetas. Facilita la comprensión de las tareas pendientes de un solo vistazo y ayuda a establecer prioridades. También permite añadir a otros miembros del equipo dentro de las tareas y asignar tareas específicas a un colaborador, etiquetarlos y diferenciarlos mediante etiquetas de colores. Además, puedes añadir extensiones, como por ejemplo una que cuente las horas destinadas a cada proyecto. ¡Y puede instalarse en dispositivos móviles! Tiene versión gratuita y de paga.
Se actualiza en tiempo real y es posible, por esta vía, adjuntar documentos, compartir comentarios y hacer listas de tareas con fechas de entregas.
Es un software de gestión de proyectos para facilitar el trabajo en equipo que puede mostrar en diferentes colores y con etiquetas personalizables los flujos de trabajo y comunicación entre los colaboradores.
Tiene un costo que parte desde el plan básico para 5 usuarios que ronda los 25 dólares al mes.
Asana
Esta herramienta es una de las mejores herramientas de teletrabajo para coordinar y fomentar la proactividad de los equipos porque permite asignar tareas adecuadamente y visualizar en tiempo real los avances de tus trabajadores. Además, todos pueden estar al tanto de las tareas de los demás y conocer cómo avanza cada proyecto, con el fin de tenerlo listo en tiempo y forma.
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