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Cómo aprovechar el tiempo en el trabajo

El tiempo es un elemento sumamente valioso y puede ser un gran aliado. Todas las personas tenemos 24 horas al día, algunas usan más de ocho horas para trabajar y aun así no les alcanza el tiempo otras en cambio, hacen muchas cosas en la misma cantidad de tiempo. Una vez escuche a alguien decir: “tengo tiempo de hacer todo lo que hago en un día porque cuido mi tiempo". A continuación te muestro una serie de actividades para aprovechar tu tiempo al máximo.


1. Usa la regla del pomodoro.
La regla del pomodoro es una técnica usada para aprovechar mejor el tiempo, nos ayuda a ahorrar tiempo y a tomar periodos de descanso lo cual es bueno para rendir mejor, además ayuda a evitar distractores y la procrastinación.
Instrucciones:
  •      Trabaja durante veinticinco minutos sin ningún tipo de distracción. A este tiempo de máxima productividad se le denomina "pomodoro".
  •      Una vez finalizado este tiempo, descansa cinco minutos, puedes ir al baño, tomar agua, ver tu celular o simplemente caminar un poco para estirarte.
  •      Sucesivamente ve alternando intervalos de trabajo de máxima concentración de veinticinco minutos, alternados con descansos de cinco.
  •      Una vez que hayas acumulado cuatro "pomodoros", es decir, cien minutos de trabajo efectivo, puedes concederte un descanso algo mayor de quince minutos.

2. Delega responsabilidades.
Si tienes muchas tareas por hacer es mejor delegar responsabilidades, así te podras concentrar en las importantes y urgentes y terminarlas más rápido. Una sola persona puede hacer varias cosas pero tardará menos si trabaja en equipo. Toma en cuenta que el objetivo principal es aprovechar el tiempo al máximo, por lo tanto elige bien a quien le vas a delegar la responsabilidad, se claro con los resultados esperados, aclara las dudas en el momento y determina plazo para la entrega. 


 3. Determina tus prioridades.
Tener una lista clara de todos tus pendientes, especialmente de tus prioridades, te ayudará a mantenerte enfocado y a aprovechar mejor el tiempo. Para priorizar las tareas haz una lista de todas tus tareas y clasifícalas en el siguiente cuadro. Para saber cuáles son importantes pregúntate cual es el beneficio de esa tarea, cuál es su objetivo y qué pasara si no la haces. La urgencia se determina por la fecha límite para su entrega o culminación.


4. Establece límites de tiempo. 
Establecer una fecha límite para entregar alguna tarea te ayudará a aprovechar mejor el tiempo. Cuando ponemos un plazo para la entrega de alguna tarea nuestro cerebro lo toma como un desafío a superar y por eso logra hacerlo a tiempo pues evita todas las distracciones posibles, no procrastina y se concentra en la actividad que debe hacer. Eso sí, sé realista en el plazo, ni mucho para un trabajo fácil; ni poco para un trabajo difícil. Evita cambiar la fecha de entrega, eso te ayudará a cuidar más el tiempo.

5. Evita elementos distractores.
Las distracciones son pequeños ladrones de tiempo que te impiden aprovecharlo al máximo afectando tu productividad. Para evitar tener distracciones debes tener clara tu lista de prioridades y tus objetivos a corto plazo. Evita revisar el internet (redes sociales, correo) a cada rato, usa solo el tiempo necesario para llamadas importantes, no te involucres en conversaciones (ya habrá tiempo para socializar), puedes pedir a tus compañeros que no interrumpan si no es absolutamente necesario. Si tu escritorio da a una ventana y eso te distrae, cambia la computadora de posición o coloca una cortina. 

6. Haz juntas cortas y efectivas.
Las juntas suelen ser esos momentos en los cuales se pierde mucho tiempo si no se planifican bien. Para hacer juntas efectivas en poco tiempo necesitas establecer de antemano los puntos a tratar (deben ser pocos, los más importantes y urgentes), establece el objetivo de la junta y el tiempo límite para llevarla a cabo. Evita llenar la sala con muchas personas, es mejor tener pocas, pero capaces de tomar decisiones importantes. No permitas interrupciones, prepara todos los materiales de antemano y comienza a tiempo.


Aprovechar el tiempo al máximo en el trabajo es necesario para evitar contratiempos y además de evitar caer en el estrés, tendrás tiempo para ti. Si quieres salir a tiempo del trabajo tendrás que aprovechar bien el tiempo y veras también logras ser más productivo.

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