Estrategias para delegar correctamente el trabajo
Delegar significa darle a una persona una función o responsabilidad a fin de ser ejercida en representación de otra persona. También puede definirse
como la acción de encomendar o encargar algo a otra persona. Para delegar es necesario saber cómo hacerlo, cuándo hacerlo y para qué lo debemos hacer.
¿Cuándo?
Cuando surge la tarea. No debes esperar a ver si puedes hacerla o
delegarla solo porque falta poco tiempo para el plazo límite. Por ello debe
existir una planeación semanal con el equipo para que cada uno conozca sus
responsabilidades durante la semana.
¿Para
qué?
1. Desarrollar
los talentos.
Cuando das una tarea considerando las habilidades de las
personas, las ayudas a desarrollarse. Cada persona tiene talentos diferentes, por
eso cada persona puede ser responsable de una tarea lo cual puede ayudarle a
mejorar sus capacidades. Delegar es darle la oportunidad a alguien de involucrarse o de hacer alguna actividad que no había hecho antes pero sí tiene la capacidad para llevarla a cabo.
2. Disminuir
el estrés.
Al delegar las funciones y compartir tareas el trabajo se
vuelve más liviano. Una tarea puede ser delegada a una o más personas quienes
trabajaran en equipo haciendo el trabajo más fácil.
3. Ser más
productivos.
Cuando se tienen instrucciones precisas de cuáles son los resultados,
el rendimiento mejora y se incrementa la productividad.
¿Cómo?
1.
Elige a la persona adecuada.
No distribuyas tareas al azar, tampoco
se las des a la primera persona con quien te encuentres. Debes conocer las habilidades y
destrezas de tus colaboradores con las cuales podrían sacar el trabajo mucho
más rápido y mejor, de esta manera las personas se sentirán más a gusto y
trabajarán mejor en su responsabilidad.
2.
Sé específico.
Existe una diferencia entre “haz los
informes” y “haz un informe diario con tales características”. Informa cuales
son los resultados deseados, en cuanto tiempo lo quieres, cómo lo quieres para
qué lo quieres. Mientras más específico seas, será más fácil para las personas trabajar sin tanta supervisión.
3.
No te olvides de esa tarea.
Aunque la hayas delegado y alguien más
la esté haciendo, al final de cuentas tú eres la persona responsable si esa
tarea se hizo y si se hizo bien o mal. Por ello debes mantener la disposición
de ayudar si surge alguna dificultad, de responder las dudas y de supervisar
que todo vaya bien.
4.
Confía en los demás.
Una vez asignada la tarea permitele a las
personas decidir cómo la van a hacer, si usan un método diferente al tuyo
puedes pedir que te indiquen cómo van a llegar al objetivo. Dales
también espacio y tiempo para trabajar, hay quienes delegan una actividad y
están todo el día junto a la persona viendo qué hace y cómo lo hace esto solo
demuestra desconfianza y eso daña el trabajo.
Delegar no es solo dar una tarea a una
persona, necesitamos elegir bien a la persona encargada, explicar bien qué
resultados se esperan, mantener abiertos los canales de comunicación y mantener
la confianza en las personas. Delegar tareas ayuda a tener un mejor
trabajo en equipo; las personas pueden desarrollar sus habilidades, tener mejores resultados y ser más productivos.
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