Cómo tener una buena comunicación en el trabajo

La comunicación en las empresas es vital para llegar a los objetivos y para mantener buenas relaciones interpersonales. Comunicación significa estar en comunión, aceptarse mutuamente. Es un fenómeno de doble vía, alguien debe enviar mensajes suficientemente claros  y el receptor debe tener la disposición de dar atención cuidadosa a las palabras y también a los contenidos no verbales. 

Principios de la comunicación.

·      1. No es posible no comunicarse. 

     Aun cuando callamos estamos enviando un mensaje. Ademas de las palabras o comunicación verbal, existe la comunicación no verbal integrada por los gestos, la postura del cuerpo y el tono de voz. En otras palabras, podemos comunicarnos o enviar un mensaje aun sin decir nada o en apoyo o en contradicción de las palabras. Debes tener cuidado con el mensaje enviado mediante tu postura o tu silencio, pues la otra persona podría recibir un mensaje equivocado. 

·      2. Toda comunicación tiene un contenido y un aspecto relacional. 

     El contenido es el significado del mensaje, lo relacional es la forma como lo dice el emisor. No es lo mismo decir ¿cómo amaneciste? A decir ¡cómo! ¿amaneciste? La manera cómo decimos las cosas depende, muchas veces, de nuestro estado de ánimo y del tipo de relación con la otra persona. Hablar con un jefe o hacerlo con un compañero supone un aspecto relacional diferente.

·       3. La interacción puede ser simétrica o complementaria. 

     En la primera, ambos participantes hacen lo mismo como gritar; en la segunda, hacen lo opuesto: uno decide y él otro calla, es decir, uno asume una posición superior y el otro una inferior. Generalmente se da entre padres e hijos, maestros y alumnos, o jefe y subordinado. Ambos tipos de comunicación son buenos, el problema surge cuando se da entre dos personas con la misma jerarquía y se dañan las relaciones.

Características de la buena comunicación interpersonal

·      1. Irreversible: a las palabras no se las lleva el viento. Debemos cuidar nuestras palabras porque no es posible recoger un mensaje comunicado. Antes de decir algo piensa bien tus palabras, usa el tono adecuado de voz y sé lo más claro posible, evita herir a otros con tus palabras.

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·     2. Personal: cada persona interpreta los mensajes de acuerdo a su personalidad, y estado de ánimo del momento de recibir el mensaje, por eso es importante hablar con claridad y verificar para saber si la persona entendió el mensaje. Porque entre lo que pienso, lo que quiero decir, lo que digo, lo que escuchas y lo que entiendes hay una gran diferencia.

·      3. Irrepetible. Cada dialogo con cada persona es único. Aun cuando uses las mismas palabras con la misma persona, el diálogo se vuelve irrepetible porque entran en juego el contenido, el aspecto relacional, lo vivido en ese día en la empresa, los problemas personales, etcétera por lo tanto, no esperes la misma reacción  de todos ante el mismo comunicado o mensaje.

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Habilidades para una buena comunicación

Para una buena comunicación necesitamos desarrollar cinco cualidades:

1. Transmitir mensajes claros precisos y congruentes.

Envías un mensaje claro si...

·         Dices lo que quieres decir.

·         No dices lo que no quieres decir.

·         Tu mensaje no tiene elementos confusos.

·         No actúas sobre la base del concepto erróneo de: "si realmente tiene interés        debe entenderme" (aún ninguna persona sabe leer la mente)

Un mensaje es congruente cuando:

·         Los elementos verbales concuerdan con los elementos no verbales

Un mensaje es preciso cuando

·         Usa palabras que expresan bien el significado a transmitir.

2. Escuchar.

Cuando hablamos de escuchar, hablamos de poner atención total a quien esta hablando. Esto implica usar tanto la vista como el oído. Tiene relación con una actitud de interés y de aceptación hacia la otra persona. 

·         Escuchar sin juzgar

·         Dejar en suspenso nuestras opiniones y emociones

·         Hacer un resumen de lo escuchado y comprobar si es correcto

·         No interrumpir a la otra persona

·         Mostramos interés

3. Percibir correctamente  los mensajes no verbales.

Esto significa poner atención a la voz (cómo lo dice, cuál es el tipo de tono usado), a la mirada (si hay o no contacto visual o hacia dónde la desvía), a la expresión facial, a la postura corporal y a las manos.

Los mensajes no verbales son muy importantes dentro de la comunicación pues cumplen las siguientes funciones:

·         Enfatizar el mensaje verbal (de forma consciente o inconsciente).

·         Repetir el mensaje verbal, por ejemplo, al mover la mano después de decir adiós.

·         Sustituir el mensaje verbal, por ejemplo, mover la mano para decir adiós.

·         Mostrar actitudes básicas del receptor y regular la comunicación, por ejemplo, mostrar interés, disgusto, cambiar de tema, reforzamos la exposición y contradecir o distorsionar el mensaje verbal.

4. Verificar.

Para esto se deben usar frases como: "tú quieres decir..." "En otras palabras, quieres decir..." "Te escucho decir que..." "Déjame ver si escuché bien..." De esta forma sabremos si hemos entendido bien el mensaje y en caso contrario corregiremos.

5. Responder adecuadamente.

Una respuesta es adecuada cuando hacemos una declaración clara, precisa y congruente del tema en cuestión.

Cuando estamos en comunión con otras personas es cuando realmente podemos comunicarnos. Una empresa cuyos miembros realmente se comunican para expresar ideas y hacer crecer la empresa, pueden lograr grandes cosas y obtener mejores resultados. Recuerda, para escuchar necesitamos los ojos y los oídos y para hablar necesitamos claridad, tacto, honestidad y cordura. 

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