Cómo llevar una agenda con éxito

Una agenda es un artículo indispensable dentro de las herramientas de trabajo con la cual las personas pueden organizar sus actividades y lograr sus objetivos y puede llegar a ser una gran aliada si la sabemos usar bien. El problema viene cuando no sabemos cómo llevar una agenda y en lugar de lograr nuestros objetivos terminamos alejándonos de ellos y sintiéndonos frustrados. Para que eso ya no te pase, te invito a seguir leyendo.

                 

1. Organiza tu agenda por prioridades.

Si queremos llevar una agenda exitosa necesitamos darle más tiempo y espacio a lo más importante, es decir, a lo que no puede ser aplazado o sustituido porque nos ayudará a lograr nuestros objetivos. Si sabes cuales son las tareas más importantes o prioritarias, no perderás tiempo en otras actividades que solo te robaran tiempo valioso. Por eso es importante hacer una lista de lo más importante a lo menos importante, así podrás determinar si las haces en ese momento, si le das más tiempo, si la postergas, si la delegas o si definitivamente la borras.

2. Establece horarios.

Procura asignarle un horario a cada actividad, por ejemplo: junta con los proveedores de 8:00 a 9:00 de la mañana, realizar el inventario de 9:00 a 11:00 de la mañana, hacer la presentación para la junta del viernes de 11:00 de la mañana a 12:00 del medio día, así podrás concentrarte en la tarea correspondiente en ese momento de acuerdo a lo planeado. Quizá alguna actividad te lleve menos tiempo de lo esperado, puedes recorrer las actividades o adelantar otras, pero en por ningún motivo te pases del tiempo establecido; si no lograste terminar una actividad anótala en tu agenda para otro día.  

3. Administra bien tú tiempo.

Para llevar a cabo una agenda exitosa necesitamos el tiempo en el trabajo. Muchas veces solemos desperdiciar el tiempo y cuando nos damos cuenta, el tiempo establecido para realizar esa tarea importante se ha terminado y terminamos usando el tiempo asignado a otra actividad. Si necesitas reunirte con alguien, sé puntual tanto para llegar al lugar como para retirarte así estarás cuidando tu tiempo y el de los demás. Respeta los tiempos establecidos para cada actividad, así estarás más seguro de estar haciendo lo correcto en el momento correcto.

4. Sé realista.

Cuando establezcas los horarios para tus actividades piensa bien el tiempo para cada una. Establece un tiempo razonable para cada actividad, esto dependerá de su importancia y su complejidad. Ni le des mucho tiempo a lo que podrías hacer en poco, ni le des poco tiempo a lo que te llevara más.

Ser realista se refleja también cuando eres consciente de cuantas actividades puedes anotar sin tener una sobrecarga de trabajo. A veces queremos apartar tiempo para hacer muchas actividades y así sentirnos útiles o productivos, pero la realidad es que muchas veces no las podrás realizar todas y solo te sentirás frustrado.

5. Revisa y actualiza tu agenda a diario.

No basta con tomar un día tu agenda y escribir en ella todas tus actividades para hacer la próxima semana, quincena o mes, necesitas revisarla y actualizarla constantemente. Te recomiendo preparar tu agenda los domingos por la tarde, esto te ayudará a tener un panorama general de toda la semana y de las responsabilidades para cada día. Todos los días (de preferencia por la noche) revisa tu agenda para saber si alguna tarea quedo inconclusa, cual realizaste a cabalidad o si debes anotar una nueva actividad. Hacer esta revisión te ayudará a evaluar si estás haciendo lo correcto para alcanzar tus objetivos.

Llevar una agenda exitosa requiere disciplina para cumplirla fielmente.  Identifica las actividades más importantes y enfócate en ellas, cuida tu tiempo, sé realista, haz una revisión diaria y muy importante, no te olvides de ti mismo. 

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